ניהול לקוחות למה זה כל כך נדרש ואיך עושים זאת?

דינאמיות מתמשכת ועמידה בתנאי לחץ, הינם כישורים הנדרשים כמעט בכל משרה ותפקיד.
ארגונים גדולים המעניקים שירותים למאות ואלפי לקוחות או לחילופין, מייצרים מוצרים למיליוני צרכנים בעידן ריבוי השפע והציפיות בו אנו חיים, כבר אינם נאלצים לנהל את לקוחותיהם ומשימותיהם באמצעות זיכרון פנומנאלי או אלפי פתקיות וקלסרים ובאמת …מזל שכך.

כל זאת נשמע מאד הגיוני כשמדובר בארגון גדול . לעומת זאת, עסקים קטנים מנהלים את לקוחותיהם ומשימותיהם בפחות משאבים ותקציבים ולפיכך, נסמכים על פטנטים ישנים, אינטואיציות וזיכרון שנשחק עם השנים וריבוי המשימות. בשל כך, דווקא עסקים קטנים המעניקים שירותים ומוצרים לפחות לקוחות ביחס לארגונים גדולים, הם שנתקלים בבעיות קשות בניהול הלקוחות והמשימות .
בעיות בניהול לקוחות ומשימות יכול להביא לקשיים בהצלחת העסק ואף להכשלתו .
בעיות בניהול לקוחות בגן הילדים, יכול להתבטא ב :

  • חוסר טיפול בפניות של הורים או בחזרה לפניית ההורה באיחור גדול,
  • בחוסר יכולת לאתר קושי או עיכוב התפתחותי של ילדי הגן בעקבות בעיית תיעוד מפורמטת של תצפיות בהתנהגויות הילדים (טבלת התפתחות בפורמט כלשהו ) .
  • בעיה בשיקוף הפעילות וההתפתחות של הילדים בגן למול ההורה . גנים רבים מסתפקים בלספר, מילולית, להורים אחוז מאד קטן מהדברים אשר הילד עשה וחווה בגן .
  • בעיות בהרכבת תכנית לימודים מותאמת התפתחות, הוצאתה לפועל וביצוע מעקב על יעילותה
  • בעיות בעבודה אינדיווידואלית עם כל ילד עקב חוסר ברישום פעילותו והתקדמותו
  • בעיות בהעברת מסרים, הודעות רשמיות ומדיניות להורים
  • בעיות בתכניות להתייעלות עקב מחסור בדוחות ניהול המראות נתונים משנה אשתקד
    ועוד …
    כמו כן, יכולות להיות בעיות נוספות היוצרות קשיים מול הלקוחות באופן עקיף כמו :
  • בעיות בניהול כספים
  • בעיות בניהול ספקים
  • בעיות בניהול צוות ומשכורותיו
    ועוד…

כאמור, עסקים קטנים, בניהם גני ילדים פרטיים, פועלים תחת תקציבים ומשאבים מעטים באופן יחסי ולכן מתקשים לרכוש ולתחזק טכנולוגיות אדמיניסטרטיביות המסייעות בניהול הלקוחות והמשימות .
יחד עם זאת , מנהלי גנים רבים העומדים בפני אין סוף משימות ניהוליות, חינוכיות פיזיות ומנטאליות מתקשים למצוא את הסובלנות והרצון להתעסק במשימות של סדר וארגון הכוללות התעסקות רבה עם ניירת, הקלדה מול מחשב ולמידה של טכנולוגיות נוספות. יחד עם זאת הם מתקשים, בין הדינאמיות והלחץ השגרתי, לראות ולהאמין בתועלת הרבה שכל אלה מחזיקים. תמיד נדמה שהזיכרון המאומן להכיל הרבה מידע, יצליח להמשיך ולשלוף אותו בקלות לאורך זמן ושתמיד נמצא את כל הניירות והפתקים שפיזרנו ברחביי הגן ועליהם רשומות תזכורות חשובות.

על אף שנראה שאין דרך להכניס תוספת משימות ענקית שכזו למכלול המשימות היומיות, בהחלט ניתן ואף בתקציבים מינימאליים. קודם, חשוב להבין שניהול לקוחות ומשימות באמצעות כלים טכנולוגיים תוך הקפדה על המשימות הכרוכות בכך, חוסכת הון עצום של זמן המוקצב לטעויות ותיקונים. תחשבו… כמה זמן ביום אתם פותרים דילמות וקונפליקטים שנוצרו משכיכה ואי סדר ומשיחות "התנצלות" מול הורים הממתינים לתשובות ? כמה זמן ביום אתם מבזבזים על כעסים ותסכול מהצוות, מההורים ומהבלגאן בגן ובראש ?

ניהול הלקוחות והמשימות באמצעות טכנולוגיה, מאפשרת לכם לחשוב לפני ביצוע ולא לבצע ללא חשיבה. הדברים נעשים ביעילות ותחת לו"ז שנקבע מראש . ניהול שכזה מאפשר לא רק נחת וסדר להורים, הוא מאפשר לך, כמנהלת, שליטה על כל המתרחש אצל הילדים, הצוותים וההורים וסולל לך דרך ומטרות.
לא חייב לרכוש תוכנות בעיצוב אישי ובעלות טכניקות לניהול מורכב, ניתן להשתמש החל מאקסל פשוט המאפשר טבלאות, חישובים וסיכומים ועד לתוכנות ניהול לקוחות המוצעות בשפע באינטרנט בעלויות מינימאליות.
ניתן לפתוח לכל ילד בגן תיקיה ממוחשבת משלו ובה להכיל טבלאות אקסל יומיות/ שבועיות (לשיקול דעתכן) על גיליונות לפי תאריכים ובהן יירשמו נתונים מקצועיים שתוכלו לצפות בהם ובקלות להסיק מסקנות , כמו כן, ניתן להכיל בתיקיה מסמכי וורד עם תיעודים וסיכומים כתובים ואפילו תכתובות מיילים שנשלחו או התקבלו מההורים.
באקסל או בתוכנות אלו תוכלו לתכנן תוכניות למול בדיקת כדאיות , תוכלו לתעד תצפיות על ילדים, אבחנות שביצעתן, רעיונות בהמתנה, מידע והודעות להורים. תוכלו להעביר באמצעות הרשת תמונות וסרטונים. תוכלו להפיק דוחות הקשורים להיבטים עסקיים, פיננסיים וחינוכיים. וכמו כן, תוכלו לסכם כל דבר ולהשאירו לשיחות ממוקדות בזמן המתאים מול הצוות או מול הורים ולא לפלוט כל מידע ברגע שהוא עולה על הפרק על מנת לא לשכוח .
ניהול לקוחות מסודר יאפשר לך לנהל את העסק בצורה נכונה כשכל המידע פרוס לפנייך. ניהול שכזה יחזק את התקשורת מול הלקוחות – ההורים וישפר את ביצועייך כמנהלת .

בהצלחה

שלכן,

מיכל הרפז

רוצה ללמוד עוד על עבודה עם ילדים בגילאי לידה עד 3? לחצי כאן

שעות הפעילות שלנו למענה טלפוני:
ימים ראשון-חמישי בין השעות 08:30-15:30
רחוב שושנה פרסיץ 1 תל אביב
09-7966566
info@m-harpaz.co.il

 

אודות מיכל הרפז

מיכל הרפז, בעלת תואר ראשון בחינוך ותעודת הוראה לגיל הרך, בעלת תואר שני בניהול מערכות חינוך וחמש שנות לימוד הנחיית קבוצות הורים במכון אדלר, גננת ומנהלת מעונות יום בעברה.
מיכל הקימה את מרכז הרפז לפני 15 שנה על מנת לתת מענה לנשות החינוך בגנים הפרטיים בין אם בהתמודדויות מורכבות עם ההורים, עם הצוותים וכמובן עם הילדים

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן